Современный бизнес в подавляющем большинстве уже обладает достаточной степенью автоматизации, поэтому случаи переноса большого объема данных из старой информационной системы в новую уже стали типичными. Равно как и ошибки, которые неизменно допускаются сотрудниками. Некорректное или некачественное перемещение информации приводит не только к невозможности использовать новую систему, но и к потере данных. Эксперт в сфере IT Антипкин Михаил Сергеевич рассказывает, как осуществить процесс грамотно.
Зачем нужно переносить остатки старых данных в новую ИТ-систему
Как правило, модернизация информационной инфраструктуры предусматривает внедрение новых компонентов, утилит и ПО. Однако для корректной работы новой системы обязательно дополнить ее информацией о текущем положении дел в компании. Например, это могут быть остатки товарно-материальных запасов и комплектующих, данные о расчетах с поставщиками и покупателями, и, конечно, финансовые остатки в наличной и безналичной форме. Михаил Антипкин обращает внимание на основные сложности, которые чаще всего возникают при переносе:
Во-первых, новая система может быть не оснащена инструментарием для ввода информации. В этом случае необходимо предусмотреть либо промежуточные системы для временного хранения остатков либо опцию переноса.
Во-вторых, различные бизнес-процессы отличаются по специфике (например, некоторые растянуты во времени или обновляются с определенной периодичностью), а значит перемещать данные о них нужно по-разному.
В-третьих, модернизированное решение может предусматривать иные способы размещения и обработки информации. Следовательно, важно заранее продумать эти аспекты и сформулировать правила перемещения.
Помимо этого, перенос определенных данных требует оперативности. Допустим, количество товарных позиций только в рамках одного ИП может насчитывать сотни, а для крупного бизнеса это число может составлять тысячи. Также ряд фирм работает в непрерывном режиме, а значит данные меняются 24/7 и каждый час простоя может обойтись слишком дорого. Соответственно, необходима IT-утилита, которая способна перемещать большие объемы информации в максимально сжатые сроки.
Какие ошибки допускают компании при переносе данных
Михаил Антипкин, ссылаясь на собственный многолетний опыт, отмечает несколько критических ошибок, которые наблюдаются при перемещении данных:
Неправильная оценка финансово-временных затрат, а также количества сотрудников, необходимых для осуществления переноса. Это смещает сроки запуска новой системы, а значит и реализацию средне- и долгосрочных стратегий компании.
Отсутствие мониторинга непосредственного процесса переноса, во время которого могут меняться как исходные данные (например ввиду смены маркетинговой политики компании), так и возникать иные нюансы, требующие корректировки.
Наем сотрудников с недостаточным опытом или квалификацией.
Некачественная или поверхностная методика переноса данных, не учитывающая специфику работы компании или уникальные процессы, то есть не предусмотренные в типичных версиях IT-решений. Именно поэтому Михаил Антипкин настаивает на разработке системы переноса непосредственно для каждой фирмы, а не на заимствовании методики конкурентов/партнеров.
Помимо данных об остатках, крайне важно перенести нормативно-справочную информацию, которая выступает в качестве фундамента новой IT-системы. Для этого можно ввести реестр настроек выставления функциональных опций и отслеживать статистику использования объектов программы. Также имеет смысл разработать инструменты для проверки полноты и корректности перенесенной информации.
Очевидно, что при полной или частичной модернизации/диджитализации вопрос переноса данных из старой IT-системы в новую является одним из самых критических, поэтому ответственным за процесс модернизации необходимо уже на начальном этапе обсуждения проекта определиться с ресурсами и персоналом для осуществления переноса, а также продумать специфику процесса так, чтобы избежать обозначенных выше критических ошибок.
